PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menulis dan berpikir merupakan dua kegiatan yang dilakukan secara bersama
dan berulang-ulang. Dengan kata lain, tulisan adalah wadah yang sekaligus
merupakan hasil pemikiran. Melalui kegiatan menulis, penulis dapat
mengkomunikasikan pikirannya. Melalui kegiatan berpikir, penulis dapat
meningkatkan kemampuannya dalam menulis.
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik
atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan
wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara
singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata
kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus
dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
Surat-menyurat adalah
kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan surat dan apa
fungsinya?
2. Sebutkan
syarat-syarat surat yang baik?
3. Apakah
yang dimaksud dengan bahasa surat?
4. Sebutkan
bagian-bagian dari surat dan contoh surat?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui arti dan fungsi surat.
2. Untuk mengetahui syarat-syarat surat yang baik.
3. Untuk
mengetahui maksud bahasa surat.
4. Untuk
mengetahui bagian-bagian dari surat dan contoh surat.
PEMBAHASAN
Arti Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis
dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar
komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus
terang dan jelas, serta tidak
menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Fungsi
Surat
Fungsi
surat antara lain:
a. Surat
sebagai media komunikasi.
b. Surat
sebagai barometer.
c. Surat
sebagai duta penulis.
d. Surat
sebagai bukti tertulis.
e. Surat
sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
Syarat-Syarat
Surat yang Baik
a. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan
surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan
Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi
Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
Ukuran : kuarto
berukuran 21x29 cm
Jenis : HVS
untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan
Warna : putih HVS
untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk
tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas
dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:
Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu
Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
c. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata,
bentuk kata, maupun kalimat.
d. Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa
surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin
dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam
bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan.Bahasa
efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa
efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:
1) Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik
tentang pemakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai
kata-kata yang biasa dan lazim
2) Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksunya.
3) Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau
tidak menimbulkan salah paham.
4) Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat
dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
· Kalimat
bervariasi
· Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
· Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
· Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata
sehari-hari)
5) Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat
mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik
perhatian dapat digunakan:
· Kalimat
bervariasi
· Paragraph
induktif
· Gaya
bahasa
e. Hal
penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
· Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.
· Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan
dengan masalah itu.
· Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
· Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan
ketatausahaan
Bahasa
Surat
Bahasa
surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa
baku
2. Bahasa
jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas:
tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif
dan efisien
5. Bahasa
padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a.
mengandung kesatuan isi
b.
kepaduan antar kalimat
c. ada
pengembangan gagasan pokok
6.
Bernalar
7. Menarik
atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan
secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat
asas
Bagian-Bagian
Surat
1. Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat
merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Bagian surat yang pertama ini
berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi, nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi.
2. Tempat dan tanggal surat pencantuman tempat dan tanggal
surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan
tanggal penulisan surat tersebut.
3. Nomor surat sebuah surat resmi yang mewakili sebuah
lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran
terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya
meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun
penulisan surat.
4. Lampiran. Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut.
5. Hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi
pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat dalam terdapat dua alamat yang dituliskan dalam
surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang
ditulis di dalam surat).
7. Salam Pembuka. Berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi surat pembuka merupakan alinea pertama yang berfungsi
sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di
alenia isi. Isi Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan. Sedangkan
alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat
kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup,
terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh Surat
Surat Lamaran Kerja
Jakarta, 29 November 2013
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Gilland Ganesha
Jl. Raya Kebon Durian No. 11
Jakarta Timur
Dengan hormat,
Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT. Gilland Ganesha,
seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 14 November 2013. Saya mengajukan
diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Gilland Ganesha.
Data singkat saya, seperti berikut ini.
Nama : Novyanti
Susanti
Tempat
& tgl.
Lahir : Jakarta, 14
Mei 1992
Pendidikan
akhir : Sarjana
Ekonomi Manajemen Universitas Gunadarma
Alamat
: Jl.
Cilandak Selatan. Jakarta Selatan
Telepon,
HP, Email : 082110323770,
novyanti.susanti@yahoo.com
Status
perkawinan : Belum
menikah
Saya memiliki kondisi kesehatan yang
sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun
tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki
kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan
menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti
Excel, Word, Acces, PowerPoint, juga internet, maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup.
2. Foto copy ijazah S-1 dan transkrip
nilai.
3. Foto copy sertifikat
kursus/pelatihan.
4. Pas foto terbaru.
Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan
kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci
tentang potensi diri saya.
Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Novyanti Susanti
PENUTUP
Kesimpulan
Maka seiring perkembangan alat komunikasi yang semakin modern, efektif
dan efisien dalam menyampaikan komunikasi yang berupa informasi kepada pihak
lain, maka tidak akan merubah kegiatan dalam perusahaan, organisasi, atau
intansi untuk tetap menggunakan surat dalam menyampaikan informasi yang
berbentuk formal kepada pihak yang berkepentingan, karena surat memiliki sifat
yang formal, baku, sopan, dan lain-lain. Sehingga surat tidak akan pernah
hilang atau terkalahkan oleh alat komunikasi yang semakin modern.
DAFTAR PUSTAKA
SOAL!
1. Kop surat,
tempat dan tanggal surat, nomer surat, lampiran adalah contoh dari?
a.
Bagian-bagian surat*
b.
Bahasa surat
c.
Syarat-syarat surat yang baik
d.
Fungsi surat
2. Ada berapa
bagian-bagian surat?
a. 10
b. 11*
c. 12
d. 13
3. Ada berapa
kriteria bahasa surat?
a.
8*
b.
9
c.
10
d.
11
4.
Ciri-ciri bahasa
surat, kecuali ..
a. Jelas
b. Lugas
c. Bertele-tele*
d. Sopan
5.
Alat komunikasi
antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan,
pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan
dari penulis merupakan pengertian dari?
a. Puisi
b. Cerpen
c. Surat*
d. Cerita
Tidak ada komentar:
Posting Komentar